Phát triển năng lực quản lý cấp trung trong bối cảnh bình thường mới

Đại dịch Covid-19 đã và đang đặt các doanh nghiệp trước những thách thức không đơn giản và khó dự đoán được. Theo Báo cáo tình hình kinh tế-xã hội của Tổng cục Thống kê (ngày 29/8/2021) cho biết số doanh nghiệp rút lui khỏi nền kinh tế trong tám tháng của năm lên tới 85.500 doanh nghiệp và tăng 24,2% so với cùng kỳ năm 2020.

Trước đó, theo Báo cáo Triển vọng kinh tế toàn cầu của World Bank 2020, covid đã làm cho nền kinh tế thế giới bị tác động nặng nền hơn cả cuộc đại khủng hoảng kinh tế 1929-1933, với 92,9% nền kinh tế trên thế giới bị suy thoái, kinh tế thế giới năm 2020 tăng trưởng âm tới 5,2%, làn sóng phá sản doanh nghiệp đang diễn ra trên phạm vi toàn thế giới, với ước tính khoảng 35% trong giai đoạn 2019 đến 2021. Tại Việt Nam, kết quả khảo sát cho thấy 87,2% doanh nghiệp cho biết chịu ảnh hưởng bởi dịch bệnh covid ở mức “phần lớn” hoặc “hoàn toàn tiêu cực”; chỉ 11% doanh nghiệp cho biết “không bị ảnh hưởng” và gần 2% ghi nhận tác động “hoàn toàn tích cực” hoặc “phần lớn tích cực”.

Bên cạnh những khoảng tối trong bức tranh tổng thể của kinh tế-xã hội, ở Việt Nam vẫn có nhiều điểm sáng, như chính trị ổn định, kinh tế có suy thoái nhưng không bị khủng hoảng, nhiều ngành nghề mới ra đời, chuyển đổi số diễn ra với tốc độ thần tốc, tinh thần khởi nghiệp cao, truyền thống dân tộc được phát huy mạnh mẽ,…

Nhu cầu và hành vi khách hàng thay đổi

Chia sẻ tại Hội thảo online “Phát triển năng lực quản lý cấp trung thích ứng bối cảnh bình thường mới” do Công ty CP Thương hiệu và Quản trị Thanhs tổ chức, ThS. Đoàn Văn Tình - Chuyên gia Tư vấn Thiết kế Tổ chức và Chiến lược Nguồn Nhân lực cho biết: “Hành vi khách hàng thay đổi rất nhiều, cả về nhận thức, nhu cầu, hành vi mua sắm và trải nghiệm. Khách hàng có xu hướng cắt giảm nhu cầu không thiết yếu như thời trang, mỹ phẩm, hàng xa xỉ… nhưng tăng lại các nhu cầu thiết yếu như lương thực, thực phẩm, chăm sóc sức khỏe, các thiết bị hỗ trợ làm việc từ xa và giải trí tại nhà,…”. Đa số các hoạt động của người tiêu dùng đều chuyển sang online, ngay cả việc mua những mặt hàng có giá trị lớn như ô tô cũng mua online. Trong bối cảnh ấy, các cộng đồng online phát huy sức ảnh hưởng bởi người tiêu dùng sẽ tìm hiểu thông tin và đánh giá sản phẩm tại các cộng đồng liên quan. Trải nghiệm của khách hàng cũng thay đổi: thay vì trải nghiệm thực tế thì nay là trải nghiệm thực tế ảo, 3D, 360 Plus…

Trong bối cảnh đó, hoạt động của các doanh nghiệp cũng thay đổi mạnh mẽ từ mô hình làm việc tại doanh nghiệp sang mô hình làm việc tại nhà. Theo đó, nhiều doanh nghiệp có tới 70%-80% nhân sự chuyển sang làm việc online. Điều này đặt ra nhiều bài toán về quản lý nhân sự, tổ chức công việc từ xa, gắn kết và tạo động lực cho đội ngũ. Dịch bệnh covid đã tạo nên nhưng thói quen mới của người lao động, nếu không có giải pháp quản lý tốt sẽ ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả của người lao động.

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua chức năng tham mưu của quản lý cấp trung

Theo chuyên gia Đoàn Văn Tình, có nhiều mô hình để các doanh nghiệp tham khảo xây dựng và đánh giá năng lực của quản lý cấp trung, như: ASK, KEEFIAS,… Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường “bỏ quên” yếu tố tố sức khỏe thể chất, sức khỏe tinh thần (làm chủ cảm xúc, làm chủ bản thân, khả năng cân bằng giữa công việc và cuộc sống, quản lý áp lực và stresss,…), phẩm chất. 

Theo Chuyên gia Đoàn Văn Tình, người quản lý cấp trung có 5 năng lực quan trọng: Tham mưu, phối hợp, thiết kế bộ máy và chính sách, tổ chức công việc và quản lý đội ngũ của đơn vị. Tuy nhiên, có một thực trạng là nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc chưa phát huy được chức năng tham mưu của quản lý cấp trung. Rất nhiều doanh nghiệp quản lý cấp trung thụ động: CEO giao việc, quản lý tiếp nhận công việc, sau đó tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả. Người quản lý cấp trung cũng ít tham gia vào việc thiết kế bộ máy và chính sách, thiếu chủ động trong phân tích, thiết kế chức năng, nhiệm vụ và dòng công việc của đơn vị mình quản lý.

Cái khó bó cái khôn

Để phát triển năng lực quản lý cấp trung, theo chuyên gia Đoàn Văn Tình, doanh nghiệp cần: (1) Đo lường năng lực thực tế của quản lý cấp trung so với khung năng lực; (2) Phát hiện khoảng trống về năng lực; (3) Phân tích yêu cầu của bối cảnh mới; (4) Thiết kế các chương trình đào tạo trong công việc, ngoài công việc và xây dựng lộ trình công danh. Trong bối cảnh các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn bởi dịch bệnh kéo dài và ngân sách phân bổ cho hoạt động đào tạo bị cắt giảm mạnh, ông Đoàn Văn Tình cho rằng việc xây dựng văn hóa học tập, phát triển tinh thần tự hoàn thiện, mô hình coach theo vòng tròn đệ nhị thân, mô hình power team, sổ tay kinh nghiệm, chia sẻ tài nguyên và tri thức nội bộ đóng vai trò rất quan trọng và hiệu quả.

Nhiều lời giải cho doanh nghiệp

Nhiều câu hỏi của các CEO đã được đặt ra trước và trong Hội thảo đã được các chuyên gia có mặt tại Hội thảo cùng nhau thảo luận, giải đáp.

Trong bối cảnh khó khăn, doanh nghiệp phải cắt giảm ai và giữ lại ai?

Chuyên gia Đặng Thanh Vân - Sáng lập kiêm Chủ tịch HĐQT Thanhs, chuyên gia tư vấn Chiến lược Doanh nghiệp, để tuyển dụng được những quản lý cấp trung có đầy đủ những năng lực là không hề dễ, do đó việc cắt giảm nhân sự cần cân nhắc rất kỹ đến quá trình gắn bó, phụng sự của họ với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Ông Đoàn Văn Tình bổ sung ngoài những năng lực cốt lõi như đã chia sẻ, doanh nghiệp nên giữ lại những quản lý cấp trung có sự năng lực thích nghi, mức độ cam kết cao, có tinh thần cống hiến, sẵn sàng gách vác trách nhiệm và săn sóc với công việc.

Trong bối cảnh hiện nay, năng lực nào của quản lý cấp trung là quan trọng nhất và làm thế nào để đồng bộ hóa được năng lực trong doanh nghiệp?

Giải đáp câu hỏi này, chuyên gia Quang Minh cho rằng cần xác định năng lực nào yếu để bồi dưỡng, thay đổi. Trong đó năng lực thích Nghi và thay đổi là cần phải chú trọng. Để đồng bộ hóa năng lực giữa các cấp quản lý với nhau, cần xác định được mục tiêu trong từng giai đoạn; tạo ra được hệ thống kiến thức đào tạo; tạo được văn hóa đào tạo, học tập trong doanh nghiệp; có khen thưởng và khích lệ và chế tài chặt chẽ, thông minh, kịp thời. Bên cạnh đó, chuyên gia Đặng Thanh Vân và chuyên gia Hoài Giang - Công ty CP Thương hiệu và Quản trị Thanhs thống nhất rằng, trước tiên cần xác định được năng lực cốt lõi; xây dựng được tiêu chuẩn của năng lực; đánh giá năng lực của từng đội ngũ; sau đó xây dựng kế hoạch đào tạo, phát triển.

Bên cạnh đó, ông Đoàn Văn Tình cho rằng năng lực tổ chức công việc trong bối cảnh mới rất quan trọng. Người quản lý cấp trung cần hiểu và nhận diện được sự thay đổi; tổ chức công việc theo hướng tinh gọn, ứng biến: “biến những việc phi thường thành bình thường” và “làm việc những bình thường bằng cách phi thường”. Tổ chức công việc từ xa cần có quy định rõ ràng; tổ chức công việc theo các nhóm nhỏ; chia nhỏ công việc; giao việc kèm theo kết quả cần đạt được và thời hạn cụ thể; kiểm tra, báo cáo công việc hàng ngày vào đầu và cuối ngày; giữ liên lạc và tương tác thường xuyên trong công việc; điều phối chính xác luồng chuyển giao, theo sát từng bước công việc; cập nhật thông báo tức thời khi có điểm nóng phát sinh; đồng bộ phương thức làm việc lên một công cụ;… Ngoài ra, người quản lý phải săn sóc trong công việc, phát huy tối đa vai trò đào tạo, chia sẻ tri thức, gắn kết đội ngũ, tạo động lực làm việc trong bối cảnh làm việc từ xa hiệu quả.

Để phát triển năng lực của quản lý cấp trung giúp doanh nghiệp thích ứng, duy trì hiệu suất trong bối cảnh bình thường mới, CEO cần làm gì?

Các chuyên gia bên Thanhs đề xuất nhiều giải pháp:

1. Phân tích và thiết kế lại công việc theo vị trí việc làm cho phù hợp với bối cảnh mới;
2. Thiết lập danh mục năng lực, từ điển năng lực và khung năng lực theo vị trí việc làm;
3. Xây dựng lộ trình phát triển năng lực và có chiến lược phát triển năng lực quản lý cấp trung bởi đây là mắt xích quan trọng của doanh nghiệp;
4. Xây dựng chỉ số phát triển năng lực cá nhân, đưa chỉ số này là mục tiêu quan trọng trong tổ chức mà mỗi nhân sự cần phấn đấu.
5. Thiết kế các chương trình đào tạo, trong đó đẩy mạnh các chương trình đào tạo từ xa của chuyên gia; phát triển tinh thần tự hoàn thiện, mô hình coach theo vòng tròn đệ nhị thân, mô hình power team, sổ tay kinh nghiệm, chia sẻ tài nguyên và tri thức nội bộ,…
6. Tổ chức kênh thông tin hiệu quả, khắc phục kịp thời hiện tượng nghẽn và nhiễu thông tin
7. Khen thưởng, động viên khích lệ kịp thời;
8. Duy trì sự tương tác, gắn kết và tinh thần đồng đội;
9. Kiểm soát và liên tục cải thiện hiệu suất;
10. Lãnh đạo làm gương: chịu toàn bộ trách nhiệm, không đổ lỗi, gánh vác trách nhiệm và liên tục thúc đẩy đội ngũ.

“Người quản lý xuất sắc phải chiếm được linh hồn của nhân viên, làm họ lăn xả trong công việc và làm họ tin rằng nếu chung tay cùng nhau họ sẽ tạo được những kỳ tích” - Chuyên gia Đoàn Văn Tình khẳng định.

Phương Thảo (thực hiện)