Quản lý cán bộ, công chức, viên chức bằng số định danh cá nhân

Theo Nghị định 27/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 19/1/2026, số định danh cá nhân sẽ được sử dụng làm mã định danh duy nhất cho hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức và viên chức. Việc thống nhất này nhằm mục tiêu đồng bộ dữ liệu quốc gia, giảm thiểu tình trạng trùng lặp thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, quản lý trên môi trường số.

Mỗi cá nhân sẽ có một hồ sơ điện tử duy nhất, bao gồm: Sơ yếu lý lịch điện tử, được tạo lập đồng thời với hồ sơ điện tử và có mã số trùng với mã định danh hồ sơ. Các thành phần hồ sơ khác phát sinh trong quá trình công tác.

Để đảm bảo tính chính xác của Cơ sở dữ liệu quốc gia, các bên liên quan phải thực hiện trách nhiệm cập nhật thông tin nghiêm ngặt.

Theo đó, đối với cá nhân: cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin cá nhân khi có thay đổi và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của dữ liệu.

Đối với cơ quan sử dụng: phải cập nhật thông tin từ nghiệp vụ quản lý nhân sự vào hồ sơ điện tử và đồng bộ lên hệ thống quốc gia trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc.

Đối với dữ liệu từ hệ thống: các thông tin sinh ra từ quy trình nghiệp vụ điện tử phải được đồng bộ chậm nhất sau 01 ngày khi quy trình kết thúc. Với các hệ thống chưa kết nối trực tiếp, việc đồng bộ sẽ được thực hiện định kỳ hàng tuần.

Một trong những điểm đột phá của Nghị định là việc sử dụng hồ sơ điện tử để thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy trong các nghiệp vụ quản lý. Cơ quan quản lý không được yêu cầu cán bộ, công chức cung cấp lại các giấy tờ, thông tin đã có sẵn trên hệ thống, trừ trường hợp đặc biệt để đảm bảo quyền lợi hợp pháp.

Đối với các dữ liệu, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức thuộc danh mục bí mật nhà nước, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức; cơ quan chủ quản hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm triển khai các giải pháp, biện pháp để bảo đảm bí mật khi quản lý, lưu trữ, truyền đưa, sử dụng trên môi trường điện tử theo quy định của pháp luật.

Việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, pháp luật về cơ yếu.

Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7/2026.

Minh Anh