Những tiện lợi khi sử dụng hóa đơn điện tử

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính đã thể hiện giá trị quan trọng của hóa đơn điện tử đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và các hộ kinh doanh cá thể nói riêng.

Tiết kiệm chi phí, thời gian

Nếu như việc dùng hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần phải thực hiện các quá trình thủ công và truyền thống như đăng ký phát hành hóa đơn, đặt in, xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng, chờ sự kiểm duyệt của cơ quan thuế, thì đối với hóa đơn điện tử, tất cả quy trình này thực hiện đơn giản trên máy tính kết nối mạng. Đồng thời, thông tin hóa đơn sẽ được lưu trữ trên hệ thống máy chủ, cho phép kế toán tra cứu thuận lợi, tránh trường hợp mất mát và thất lạc hóa đơn.

Mang đến sự tiện lợi cho khách hàng

Đây chính là một điểm cộng lớn cho doanh nghiệp kinh doanh trong mắt khách hàng. Thay vì phải chờ đợi điền thông tin và xuất hóa đơn sau khi thanh toán, khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử nhanh chóng và tiện lợi tra cứu hóa đơn khi cần thiết.

Vấn đề hóa đơn giả được giải quyết

Trước vấn nạn hóa đơn giả xuất hiện phổ biến và ngày một gia tăng, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp cả doanh nghiệp và cơ quan thuế ngăn chặn, phòng chống được hóa đơn giả.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ được gửi qua mạng internet dễ dàng với mã số xác thực xuất hiện trên hóa đơn, khách hàng chủ động trong việc xác minh mã số này trên website của cơ quan thuế, từ đó nhận biết được nguồn gốc, xác thực được hóa đơn thật hay giả.

Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất là ngày 1/7/2022

Sau Hội nghị trực tuyến của Tổng Cục Thuế vào ngày 21/11/2021, Bộ Tài chính công bố triển khai hệ thống hóa đơn điện tử. Quá trình này sẽ chia thành 2 giai đoạn.

Giai đoạn 1 (từ tháng 11/2021 đến hết tháng 3/2022) áp dụng với 6 tỉnh thành phố: Hà Nội, TPHCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ sẽ bắt đầu triển khai việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Giai đoạn 2 (từ tháng 4/2022 đến hết tháng 6/2022) sẽ triển khai đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trên địa bàn 57 tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Với các quyết định mới, hộ kinh doanh cá thể cần lưu ý thực hiện và triển khai trước thời hạn, chuyển đổi phương pháp kê khai thuế cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình.

Trước sự xuất hiện của nhiều đơn vị cung cấp, doanh nghiệp cần lưu tâm khi đưa ra quyết định chọn lựa đơn vị cung cấp uy tín theo tiêu chí dưới đây:

Phần mềm hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý: Loại hóa đơn điện tử này cần đảm bảo đủ tin cậy, thông tin đầy đủ chưa bị thay đổi, có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Phần mềm hóa đơn điện tử có chất lượng ổn định: Quá trình chạy phần mềm phải được diễn ra trơn tru, đảm bảo không có vấn đề gì, ngoài ra đơn vị cung cấp cần đảm bảo chất lượng, bảo hành uy tín.

Phần mềm hóa đơn điện tử bảo đảm tuyệt đối về tính bảo mật.

Phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi đơn vị uy tín, lâu năm, có kinh nghiệm cung cấp giải pháp về tài chính kế toán.

Là một trong những đơn vị về phần mềm trong hàng chục năm, tập đoàn Viễn thông Viettel đã nghiên cứu và công bố phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chí chọn lựa phầm mềm hóa đơn điện tử, kèm các tính năng:

- Xuất hóa đơn theo file PDF và XML tới khách hàng

- Giữ số hóa đơn

- Upload danh mục khách hàng và danh mục hàng hóa, cho phép phân quyền sử dụng tài khoản

- Lập hóa đơn theo file và upload bảng kê vào hóa đơn

- Lập được hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh và hủy hóa đơn đã phát hành

- Cấu hình gửi email hóa đơn cho khách hàng

- Có thể lập được hóa đơn nháp và sửa chữa trước khi phát hành

- Cập nhật kê khai thuế ngay trên phần mềm

- Xuất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh thu và báo cáo bán hàng chi tiết.

Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp sau thời gian đại dịch Covid-19, tập đoàn Viettel dành tặng rất nhiều chương trình ưu đãi lớn lên tới 50% tri ân khách hàng, cụ thể:

Khách hàng lần đầu đăng ký sử dụng dịch vụ thuộc các tỉnh triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 được tặng 50% số lượng hóa đơn. Đồng thời, khách hàng được sử dụng 6 tháng chữ ký số HSM dùng ký hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, khách hàng tại 6 tỉnh triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 được tặng 3 tháng sử dụng chứng thư số Viettel-CA khi mua mới đồng thời dịch vụ Viettel-CA và hóa đơn điện tử (hoặc gia hạn Viettel-CA và mua mới hóa đơn điện tử).

Riêng đối với hộ kinh doanh cá thể, ngoài những chính sách trên còn có thêm ưu đãi đăng ký dịch vụ chứng thư số chỉ với giá bằng 50% giá bán cho doanh nghiệp (sử dụng USB token hoặc HSM) và giá thiết bị USB token chỉ bằng 70% giá cho doanh nghiệp.

PV