Những quy định mới về công chứng, chứng thực từ tháng 7/2025

Từ 01/7/2025, sẽ có hình thức công chứng online trên cả nước

Cụ thể, tại khoản 1 Điều 65 Luật Công chứng 2024 quy định việc công chứng điện tử được thực hiện theo quy trình công chứng điện tử trực tiếp hoặc công chứng điện tử trực tuyến và được quy định như sau:

Công chứng điện tử trực tiếp là việc người yêu cầu công chứng giao kết giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử;

Công chứng điện tử trực tuyến (online) là việc các bên tham gia giao dịch có yêu cầu công chứng không có mặt tại cùng một địa điểm và giao kết giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên; công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận giao dịch bằng chữ ký số để tạo ra văn bản công chứng điện tử.

Công chứng văn bản phân chia di sản

Trước đây, những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì có quyền yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Trong khi đó, trường hợp người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó thì sẽ có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản. Tức tồn tại hai loại văn bản là “thỏa thuận phân chia di sản” và “khai nhận di sản”.

Để tránh tình trạng nhầm lẫn hoặc khó khăn trong việc xác định loại văn bản cần lập khi thực hiện các thủ tục về thừa kế, luật mới quy định tất cả các trường hợp nêu trên thì người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc sẽ thực hiện thủ tục công chứng văn bản phân chia di sản, khi có yêu cầu. Việc này áp dụng với cả trường hợp chỉ có một người thừa kế.

Trường hợp được công chứng ngoài trụ sở

Điều 46 Luật Công chứng 2024 và Điều 43 Nghị định 104 quy định, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng nếu người yêu cầu công chứng thuộc các trường hợp sau đây:

Thứ nhất, lập di chúc tại chỗ ở theo quy định của Bộ luật Dân sự.

Thứ hai, không thể đi lại được vì lý do sức khỏe; đang điều trị nội trú hoặc bị cách ly theo chỉ định của cơ sở y tế.Thứ ba, đang bị tạm giữ, tạm giam; đang thi hành án phạt tù; đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.

Thứ tư, có lý do chính đáng khác theo quy định của Chính phủ, gồm:

(i) Phụ nữ đang mang thai hoặc nuôi con nhỏ dưới 12 tháng tuổi;

(ii) Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc có khó khăn trong việc đi lại;

(iii) Người đang thực hiện nhiệm vụ trong lực lượng công an nhân dân, quân đội nhân dân, người đảm nhận chức trách hoặc đang thực hiện công việc được giao theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nơi họ làm việc mà việc rời khỏi vị trí sẽ ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc được giao hoặc chức trách mà họ đang đảm nhận;

(iv) Trường hợp bất khả kháng, trở ngại khách quan mà người yêu cầu công chứng không thể đến tổ chức hành nghề công chứng.

Có thể thấy, so với trước đây, luật mới đã bổ sung thêm các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở như trường hợp đang điều trị nội trú. Ngoài ra, nếu trước đây “lý do chính đáng khác” không được quy định rõ dẫn đến quy định này có thể bị áp dụng tùy nghi thì nay Chính phủ cũng đã có hướng dẫn chi tiết các trường hợp được xác định là "có lý do chính đáng".

Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp đặc biệt do luật định.

Đáng chú ý, lần đầu tiên luật công chứng quy định việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

Tương tự, trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ.

Nghị định 104/2025 hướng dẫn ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây: Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng; rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh; được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.

Đáng chú ý, việc chụp ảnh là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng. Do đó, nếu người yêu cầu công chứng không đồng ý chụp ảnh thì công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng.

Không công chứng bản dịch, chỉ chứng thực chữ ký người dịch

Điều 18 Luật Công chứng 2024 quy định một trong những quyền của công chứng viên đó là chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật về chứng thực. Trong khi đó, trước đây Luật Công chứng 2014 dành hẳn một điều (Điều 61) để quy định về việc công chứng bản dịch của công chứng viên.

Như vậy, Luật Công chứng 2024 đã bỏ nội dung công chứng bản dịch ra khỏi phạm vi công chứng. Thay vào đó, công chứng viên sẽ có thêm thẩm quyền thực hiện chứng thực chữ ký người dịch, bên cạnh việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cá nhân.

Bản dịch đã được công chứng trước ngày 1-7-2025 tiếp tục có giá trị sử dụng; trường hợp có nhu cầu sử dụng bản dịch thì thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký người dịch.

Trước đó, khi trình dự án Luật lên Quốc hội, Chính phủ cho biết, việc xác định bản dịch thuộc phạm vi công chứng còn chưa đúng bản chất công chứng vì thực chất đây là việc chứng thực chữ ký người dịch thuộc phạm vi hoạt động chứng thực. Do đó, quy định về công chứng bản dịch chưa thực sự phát huy tác dụng trong thực tiễn.

Thu Thủy