Doanh nghiệp chủ động kiểm soát dữ liệu và xây dựng "hàng rào" pháp lý vững chắc

Tại Hội nghị “Chuyển đổi số trong giao dịch mua bán hàng hóa: Từ từng phần đến toàn diện” diễn ra ngày 19/8 tại TP.HCM, các chuyên gia cho biết, năm 2026 đánh dấu bước ngoặt quan trọng của thương mại số.

Bà Hồ Thị Quyên – Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh (ITPC) nhận định, doanh nghiệp đang chuyển dịch mạnh mẽ từ việc “số hóa từng quy trình” sang xây dựng hệ sinh thái thương mại thông minh, kết nối toàn diện. Xu hướng này mở ra cơ hội lớn để tối ưu chi phí và tiếp cận khách hàng toàn cầu, đặc biệt là với nhóm doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs).

Tuy nhiên, sự phát triển nhanh chóng của các công nghệ như AI, Smart Contract (hợp đồng thông minh) và Blockchain cũng đặt ra những thách thức mới. Khi hạ tầng công nghệ và chiến lược vận hành giữa các doanh nghiệp chưa đồng bộ, rủi ro pháp lý có thể phát sinh ngay từ khâu đàm phán đến khi thực hiện hợp đồng.

Nhận định về vấn đề này, Luật sư Châu Việt Bắc – Phó Giám đốc Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh cho rằng, dù phương thức thực hiện thay đổi, nhưng các rủi ro pháp lý cơ bản vẫn tồn tại, thậm chí phức tạp hơn trong môi trường số. 

Ông Bắc cũng lưu ý việc kiểm soát và lưu trữ dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng cũng cần được chú trọng. Đây là cơ sở để doanh nghiệp dự liệu rủi ro và chủ động hơn khi tranh chấp phát sinh.

Cũng tại hội nghị, các chuyên gia đã chỉ ra rằng tự động hóa quy trình không đồng nghĩa với tự động hóa trách nhiệm. Doanh nghiệp vẫn cần xác định rõ chủ thể đứng sau thông điệp và cơ chế phân bổ trách nhiệm khi sự cố phát sinh.

Để giao dịch thương mại trên môi trường số hiệu quả, doanh nghiệp phải kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến hạ tầng, năng lực công nghệ, nguồn nhân lực, cùng các rủi ro về gian lận, bảo vệ dữ liệu và an ninh mạng.

Từ thực tiễn tiếp xúc doanh nghiệp, ông Vũ Xuân Hưng - Trưởng phòng Pháp chế Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - chi nhánh khu vực TPHCM (VCCI-HCM) chỉ ra các rủi ro như: không thống nhất thời điểm, địa điểm giao kết; không công nhận thẩm quyền người ký hoặc dữ liệu không tương thích với hệ thống nền tảng.

Trong khi đó, PGS.TS. Nguyễn Xuân Minh – Phó Giám đốc Thường trực trường Đại học Ngoại thương tại TP. Hồ Chí Minh lại nhấn mạnh, nhiều tranh chấp thực tế không bắt nguồn từ lỗi công nghệ mà do doanh nghiệp thiếu cơ chế quản trị pháp lý phù hợp. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc chứng minh giao dịch khi có sự cố phát sinh.

Để giảm thiểu rủi ro, việc sử dụng chữ ký số và các dịch vụ tin cậy được xem là công cụ then chốt giúp bảo đảm giá trị chứng cứ và xác thực thẩm quyền. Trên thực tế, để số hóa giao dịch an toàn, doanh nghiệp không nên chỉ coi đây là việc đưa giấy tờ lên mạng. Ông Vũ Xuân Hưng khuyến nghị doanh nghiệp cần xây dựng 4 cột trụ phòng vệ gồm quy chế, công cụ, lưu trữ và giải pháp tố tụng.

Cụ thể về quy chế, cần thiết lập quy trình giao dịch nội bộ chặt chẽ. Về công cụ, phải ứng dụng các nền tảng hợp đồng điện tử và chữ ký số chuẩn hóa. Về lưu trữ, cần xây dựng phương án lưu trữ dữ liệu khoa học để làm căn cứ chứng minh khi phát sinh tranh chấp. Cuối cùng là giải pháp tố tụng. Doanh nghiệp cần dự liệu sẵn các phương thức giải quyết tranh chấp (trọng tài hoặc tòa án) phù hợp.

Luật sư Nguyễn Công Phú – Luật sư Thành viên LNT & Partners bổ sung thêm, chứng cứ điện tử không đương nhiên được công nhận mà phải đáp ứng các điều kiện về cách thức tạo lập, gửi và nhận theo quy định pháp luật. Do đó, việc chủ động kiểm soát dữ liệu xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng là yêu cầu sống còn để doanh nghiệp tự bảo vệ mình trong kỷ nguyên số.

Tuấn Kiệt