Chữ ký số chuyên dùng công vụ trong hoạt động cải cách hành chính nhà nước

1. Đặt vấn đề

Phát triển Chính phủ điện tử, tiến tới Chính phủ số là một xu thế mang tính tất yếu, khách quan đang diễn ra rất mạnh mẽ và sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt là trong quá trình cải cách hành chính. Thời gian qua, Đảng, Nhà nước rất đề cao và coi chuyển đổi số là một trong những nhiệm vụ trọng yếu trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Nhằm đáp ứng được những yêu cầu đề ra trong “Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025 về công tác cải cách hành chính”, ngày 23/10/2024, Chính phủ đã ban hành nghị định 137/2024/NĐ-CP quy định về giao dịch của cơ quan nhà nước trên môi trường điện tử trong các lĩnh vực như cung cấp dịch vụ công, công tác quản trị nội bộ, công tác chỉ đạo điều hành,…

Trong hoạt động lưu trữ văn thư, trao đổi văn bản và quản lý hành chính nhà nước trên môi trường điện tử, chữ ký số chuyên dùng công vụ là một trong những công cụ hữu hiệu góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả, công việc của cơ quan, đơn vị, từ đó từng bước tổ chức thực hiện một cách hiệu quả công tác cải cách hành chính, ổn định nề nếp làm việc của cơ quan. Nghị quyết số 56-NQ/TW về “Chiến lược phát triển ngành Cơ yếu Việt Nam đến năm 2030 và định hướng đến năm 2045”, nêu rõ mục tiêu đến năm 2025 là “Bảo đảm cán bộ, công chức được sử dụng chữ ký chuyên dùng Chính phủ...”; đến năm 2030 là “Phát triển, mở rộng hệ thống chứng thực chữ ký chuyên dùng Chính phủ tiên tiến, hiện đại”. Để hiện thực hoá mục tiêu trên, Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 02/2019/CT-TTg, Luật giao dịch điện tử 2023 và mới đây nhất là Nghị định 68/2024/NĐ-CP quy định cụ thể về chữ ký số chuyên dùng công vụ. Bài viết này nhằm cung cấp những thông tin về chữ ký số chuyên dùng công vụ và ứng dụng của chữ ký số trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, từ đó chỉ ra những tồn tại, hạn chế và đề xuất giải pháp nhằm tiếp tục tối ưu hóa việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong thủ tục quản lý hành chính trên môi trường điện tử

2. Quy định chung về chữ ký số chuyên dùng công vụ

2.1.Khái niệm

Theo điểm c khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số chuyên dùng công vụ là chữ ký số[1] được sử dụng trong hoạt động công vụ và được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ. Trong đó, hoạt động công vụ là hoạt động được tiến hành bởi các chủ thể có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước, Đảng, tổ chức chính trị nhằm thực hiện các chức năng quản lý mọi mặt của đời sống xã hội.

Trước đây, trong Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, thuật ngữ “chữ ký số chuyên dùng Chính phủ" dùng để chỉ chữ ký số được dùng trong các cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, từ Luật giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 68/2024/NĐ-CP, cụm từ “chữ ký số chuyên dùng Chính phủ” được thay thế bằng “chữ ký số chuyên dùng công vụ” để thể hiện rõ phạm vi sử dụng trong hoạt động công vụ nhà nước.

2.2.Đối tượng sử dụng

Theo Điều 2 Nghị định 68/2024/NĐ-CP, đối tượng sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ được quy định như sau: (i) Các cơ quan, tổ chức thuộc các cơ quan nhà nước; tổ chức chính trị; tổ chức chính trị - xã hội; đơn vị sự nghiệp công lập; (ii) Cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong lực lượng vũ trang nhân dân và người làm việc trong tổ chức cơ yếu; (iii)  Các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác liên quan đến hoạt động cung cấp, quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ và dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ…

Trong các văn bản quy phạm pháp luật trước đây, một số cơ quan, tổ chức, cá nhân thuộc hệ thống Đảng, chính trị chưa được quy định trong đối tượng sử dụng dẫn đến tình trạng thiếu đồng nhất trong quá trình sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ. Điều này dẫn tới việc nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân gặp khó khăn, nhầm lẫn trong việc triển khai thực hiện, thậm chí nhiều đơn vị còn sử dụng chữ ký số công cộng để ký số trên các văn bản của cơ quan Đảng, nhà nước.

Đến Nghị định 68/2024/NĐ-CP, việc quy định cụ thể đối tượng sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã góp phần xác định chính xác thẩm quyền, trách nhiệm quản lý chữ ký số của từng chủ thể nêu trên, góp phần thúc đẩy triển khai hiệu quả chữ ký số trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước.

2.3.Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ

Để có thể sử dụng được chữ ký số, cá nhân, doanh nghiệp cần phải đăng ký chứng thư số. Chứng thư số có chức năng và hiệu lực tương đương với chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu trên nền tảng số nhằm xác minh danh tính hợp pháp của cá nhân, tổ chức. Chữ ký số chỉ có thể được sử dụng và coi là hợp pháp, hợp lệ nếu được tạo ra và cung cấp trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.

Khi này, việc cung cấp chứng thư số sẽ được thực hiện bởi Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ là Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ[2].

Khác với chữ ký số công cộng được cấp bởi các Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng như VNPT-CA, BKAV-CA, FPT-CA, Viettel-CA,…, chữ ký số chuyên dùng công vụ được sử dụng bởi các chủ thể có thẩm quyền trong các hoạt động công vụ của cơ quan  Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội nên yêu cầu về mức độ an toàn, bảo mật rất cao. Chính vì vậy, Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin trực thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ với tư cách là cơ quan mật mã quốc gia, quản lý chuyên ngành về cơ yếu sẽ chịu trách nhiệm về việc cung cấp chữ ký số chuyên dùng công vụ.

3. Ứng dụng của chữ ký số chuyên dùng công vụ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

3.1. Trong công tác điều hành, trao đổi văn bản điện tử

Trong hoạt động trao đổi văn bản điện tử, văn bản điện tử được ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy[3]. Chữ ký số chuyên dùng công vụ được triển khai sử dụng trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, hệ thống thông tin chuyên ngành, hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia, địa phương; báo cáo nhiệm vụ cấp trên giao; ký các văn bản được ban hành nội bộ trong các cơ quan hành chính nhà nước tại cấp tỉnh/thành phố; ký các văn bản trao đổi với các cơ quan hành chính khác; kê khai thuế, kê khai bảo hiểm xã hội,…

Trong phạm vi các Bộ trực thuộc Chính phủ, ký số được đã triển khai trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Một số Bộ, ngành như thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, kho bạc nhà nước,… đã đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ. Việc ký số không chỉ được áp dụng bởi các cơ quan, tổ chức Đảng, nhà nước mà còn được được áp dụng cho tất cả các vị trí từ chuyên viên, các cán bộ phòng, ban, đơn vị và văn thư. Trừ những văn bản có chứa nội dung thuộc danh mục bí mật nhà nước, hầu hết văn bản gửi giữa các vụ, cục và gửi đến các đơn vị trong và ngoài Bộ đều được ký số, bao gồm các Quyết định, Chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, tờ trình, báo cáo, công văn, công điện, giấy uỷ quyền, phiếu chuyển, phiếu báo,…                     

3.2. Trong giải quyết thủ tục hành chính

Chữ ký số chuyên dùng công vụ được ứng dụng rộng rãi xuyên suốt qúa trình giải quyết thủ tục hành chính, từ bước tiếp nhận, xử lý hồ sơ đến bước trả kết quả hồ sơ dịch vụ công trực tuyến ở Bộ phận một cửa ở địa phương và Trung tâm hành chính công cấp tỉnh, thành phố. Nhằm thực hiện việc lưu trữ, bảo quản, rà soát và khai thác thông tin, nhiều địa phương đã tiến hành áp dụng chữ ký số để giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử trong tất cả các bước giải quyết.

Đầu tiên, tại bước tiếp nhận hồ sơ, cán bộ tại Bộ phận một các cấp sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, hướng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ đồng thời thực hiện kiểm tra, xác minh tài khoản số của cá nhân thông qua số định danh cá nhân hoặc thông qua mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức chưa đăng ký tài khoản số, cán bộ tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hoặc hỗ trợ tạo tài khoản cho tổ chức, cá nhân trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Tiếp theo, cán bộ sẽ thực hiện ký số, số hoá đối với thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính hoặc phải số hóa theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Đến bước thẩm định, phê duyệt, cán bộ có thẩm quyền thực hiện xem xét, phê duyệt hồ sơ và ký số vào kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Sau đó cán bộ tiến hành tiếp nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính, xác thực tính hợp lệ của chữ ký số của người dân/doanh nghiệp và thực hiện ký số vào kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử, ký sao y vào các giấy tờ là thành phần hồ sơ đi kèm bắt buộc phải số hóa.

Cuối cùng, tại bước trả kết quả, cán bộ sẽ thực hiện lưu trữ kết quả bản điện tử vào kho dữ liệu của hệ thống giải quyết thủ tục hành chính tỉnh/Thành phố, chia sẻ lên Cơ sở dữ liệu quốcgia và Cơ sở dữ liệu chuyên ngành, đồng thời trả kết quả bản giấy cho Tổ chức, cá nhân có yêu cầu.

Việc áp dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước đã hỗ trợ quá trình cải cách, đơn giản hoá thủ tục hành chính, đảm bảo tính minh bạch, bảo mật trong quá trình xử lý văn bản, tiết kiệm nhân lực chi phí, thời gian đi lại, in ấn, đăng tải,…tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm văn bản, rà soát thông tin của cá nhân, doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu suất xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tính riêng năm 2023, tổng số chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ cấp đạt 168.453, trong đó 39.968 chứng thư chữ ký số cấp cho các bộ, 128.485 chứng thư chữ ký số cấp cho các địa phương. Đến năm 2023, có tới gần 657.776 chứng thư số chuyên dùng công vụ đang hoạt động và số lượng được dự báo sẽ tiếp tục gia tăng mạnh trong các năm tiếp theo.

4. Những hạn chế, bất cập và giải pháp

4.1 Những hạn chế, bất cập

Việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước đã mang lại nhiều hiệu quả, lợi ích thiết thực trong quá trình giao dịch, xử lý công việc. Tuy nhiên, quá trình quản lý, sử dụng chữ ký số tại các địa phương còn tồn tại một vài hạn chế, bất cập sau:

Thứ nhất, hành lang pháp lý liên quan đến cung cấp, quản lý và sử dụng chữ ký số còn chưa đầy đủ, thiếu đồng bộ; thủ tục hành chính liên quan đến cấp mới, cấp đổi, cấp lại, gia hạn chứng thư số chưa thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức thực hiện; hạ tầng công nghệ thông tin chưa được đầu tư đúng mức, có những nơi chưa đáp ứng yêu cầu.

Thứ hai, trong quá trình trao đổi văn bản điện tử, một số văn bản vẫn xuất hình tình trạng lỗi chữ ký số, không mở được văn bản, văn bản không đến được nơi người nhận do lỗi mạng, lỗi kỹ thuật. Bên cạnh đó, một số ít các địa phương, cơ quan Đảng vẫn chưa triển khai đồng bộ chữ ký số chuyên dùng công vụ trong gửi/nhận văn bản liên thông trên môi trường mạng. Cụ thể, một vài cơ quan chưa ban hành quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ, có địa phương thâm chí còn sử dụng chữ ký số công cộng trong các giao dịch của cơ quan Đảng, nhà nước, đặc biệt là tại bộ phận kế toán cấp xã và dịch vụ công các ngành thuế, bảo hiểm xã hội,…

Thứ hai, quy trình thủ tục hành chính, dịch vụ công chưa toàn diện, thực chất; quy trình từ khi tiếp nhận, xử lý hồ sơ, trả kết quả chưa được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử. Mặc dù ứng dụng ký số các văn bản nhưng một vài tài liệu vẫn còn gửi ở bản giấy, file cứng; quá trình số hoá còn chậm và chưa phát huy hiệu quả, tỷ lệ tái sử dụng tài liệu còn thấp.

Thứ ba, một số địa phương vẫn còn tỏ ra lúng túng, chưa nắm rõ cách thức, quy trình ký số trên các văn bản, giải quyết thủ tục hành chính do đã quen với phương thức ký tay truyền thống. Trình độ công nghệ thông tin của cán bộ còn hạn chế, đặc biệt nhiều cán bộ, công chức, viên chức lớn tuổi còn gặp khó khăn trong việc cài đặt và khai thác các chức năng trên phần mềm ký số. Điều này dẫn tới việc nội bộ các cơ quan nhà nước, Bộ phận một cửa, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính ở nhiều địa phương chưa thực hiện ký số đầy đủ, vẫn còn tồn tại tình trạng thực hiện ký tay thủ công trên các văn bản truyền thống.

4.2. Giải pháp tối ưu hoá chữ ký số chuyên dùng công vụ

Nhu cầu ứng dụng, triển khai chữ ký số chuyên dùng công vụ trong thủ tục hành chính, dịch vụ công trực tuyến, phát triển Chính phủ số trong những năm tiếp theo là vô cùng lớn. Để tiếp tục đẩy mạnh đẩy mạnh công tác quản lý, triển khai sử dụng chữ ký số công vụ trong hoạt động trao đổi văn bản nội bộ, giữa các cơ quan hành chính nhà nước và trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính đảm bảo hiệu quả và đồng bộ, trong thời gian sắp tới, các cán bộ, cơ quan, đơn vị cần thực hiện những nội dung sau:

Thứ nhất, các địa phương cần tiếp tục nâng cao ý thức trách nhiệm, nỗ lực hơn nữa, quán triệt các đường lối, chủ trương của Đảng trong việc xây dựng Chính phủ số, thực hiện quyết liệt công cuộc quản lý hành chính nhà nước trên môi trường điện tử theo hướng hiện đại, nhanh gọn, tinh giản, phục vụ tốt nhất cho lợi ích của người dân. Các cơ quan, địa phương phải tiếp tục ban hành các văn bản thúc đẩy ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ như: các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, điều hành; các quy chế, quy định sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ; văn bản uỷ quyền cung cấp, quản lý thuê bao chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; Kế hoạch triển khia ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ;…

Thứ hai, cần tăng cường công tác tuyên truyền theo nhiều hình thức về cải cách thủ tục hành chính, xây dựng Chính phủ số, đồng thời thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn, thực hiện hướng dẫn cán bộ, công chức sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong quá trình trao đổi văn bản, xử lý thủ tục hành chính cho người dân thông qua Bộ phận một cửa và dịch vụ công trực tuyến. Qua đó, nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan trọng của chữ ký số, phát huy hiệu quả sử dụng trong thực tế điều hành và tác nghiệp.

Thứ ba, đẩy mạnh công tác kiểm tra, giám sát, đánh giá thường xuyên, liên tục tiến độ, hiệu quả áp dụng ký số, để kịp thời phát hiện những khó khăn, vướng mắc của các chủ thể có thẩm quyền trong quá trình ký số, từ đó tìm ra các biện pháp phù hợp. Ngoài ra, cần chú trọng việc rà soát, tổng hợp yêu cầu cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ của các cán bộ, công chức, viên chức tại Bộ phận một cửa các cấp; phân cấp công tác cấp phát, quản lý và hỗ trợ, nhằm hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức sử dụng chữ ký số và tối ưu hoá việc giải quyết thủ tục hành chính thông qua ký số.

Thứ tư, cần tiếp thu những phản hồi, ý kiến của người dân, kiến nghị của các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thông qua hòm thư góp ý, đường dây nóng, mạng thông tin, phản ánh trực tiếp,… từ đó giải quyết một cách triệt để các phản ánh, góp ý trong việc giải quyết thủ tục hành chính của Bộ phận một cửa, Trung tâm Phục vụ hành chính công các cấp, bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã, nhằmchấn chỉnh, xử lý các trường hợp vi phạm, nhũng nhiễu, vòi vĩnh người dân, đồng thời khen thưởng, biểu dương các cá nhân xuất sắc trong hoạt động triển khai sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ.

Nguyễn Quỳnh Thy, Đại học Luật Hà Nội